O certificado digital para as empresas se tornou uma ferramenta insubstituível, pois atualmente existem diversos tipos de fraudes no mundo digital e essa ferramenta foi criada para facilitar e gerar segurança nas transmissões.
Especialmente devido à transmissão das informações aos órgãos competentes ocorrer de forma virtual, é necessário garantir que aconteçam com maior segurança e autenticidade, por isso vamos falar sobre a importância do certificado digital para empresas.
O que é o certificado digital
Para que você entenda com mais clareza, o certificado digital nada mais é que uma assinatura com validade jurídica que deve estar de acordo com a legislação da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil).
Nele constam dados sobre a empresa e identificação do proprietário e com essa assinatura eletrônica a integridade nas informações e a coerência dos dados são garantidas.
Atualmente, no momento da abertura da empresa é interessante adquirir o certificado digital independente do porte do negócio para não ficar com seu acesso restrito na Receita Federal e outros órgãos.
Muitas vezes os novos empresários rejeitam as mudanças acreditando que isso pode gerar mais trabalho e incômodos, mas o certificado digital para empresas chegou para facilitar a vida dos gestores, contadores e entidades públicas.
Tipos de Certificado Digital para empresas
Existem dois tipos de certificado mais comuns no Brasil: o A1 e o A3. A ambos exercem sua principal função que é conferir a autenticidade de várias informações declaradas pela pessoa jurídica perante a Receita Federal.
Depois de ciente da importância do certificado digital para a empresa e visando facilitar sua escolha, listamos as vantagens e desvantagens dos dois modelos:
Certificado Digital para empresas modelo A1
Veja a seguir as vantagens e desvantagens do certificado A1 para empresas.
Vantagens
- Ele é gerado em software instalado no servidor ou computador da empresa e no momento da emissão da nota fiscal eletrônica o mesmo é requisitado pelo sistema de forma automática.
- Não é necessária utilização de senhas diariamente, evitando que todos os usuários ou até mesmo terceiros tenham acesso aos dados.
- O modelo permite utilização simultaneamente para emissão de Notas Fiscais de entrada, saída e conhecimento de frete.
Desvantagens
- É necessário fazer backup do software para segurança, caso ocorra algum problema na máquina o certificado é perdido, gerando transtorno e custos para a empresa.
- A validade do certificado digital para empresas modelo A1 é somente de 12 meses, mas considerando a importância do certificado digital para a empresa é recomendado avaliar se o custo ficará menor usando o outro modelo.
Certificado A3
Veja a seguir as vantagens e desvantagens do certificado A3 para empresas.
Vantagens
- Esse modelo é aprimorado em hardware através de cartão com leitor específico ou token (USB) que permite mobilidade, ou seja, pode instalar e carregar a qualquer lugar para emissão de notas fiscais eletrônicas.
- A validade pode ser de até a três anos.
Desvantagens
- A utilização de senha é indispensável, nesse caso todos os usuários que emitem notas fiscais precisam ter acesso.
- Nesse modelo apenas um computador por vez poderá usar.
Ambos os modelos tem as mesmas funcionalidades que são:
- Emitir nota fiscal eletrônica
- Enviar as declarações acessórias exigidas pela Receita Federal de acordo com o regime de tributação escolhido pela empresa
- Acessar o E-CAC
- Acessar o conectividade social IPC da Caixa Econômica Federal
- Solicitar registro de marcas e patentes no INPI.
Além de obter mais segurança nas informações transmitidas, é importante salientar a importância do certificado digital para empresas para enviar dados com agilidade, pois essa mudança chegou para facilitar a vida de todos, deixando os processos menos burocráticos, pois é possível realizar as operações pela internet.
Alguns empresários podem ser contra o aumento de custo para a empresa com a aquisição do certificado digital, mas comparando os inúmeros benefícios como redução de risco de fraudes, custos para reconhecer firma no cartório, entre outros,pode ser considerado um investimento, devido a otimização de tempo para os usuários, e como sabemos, tempo é dinheiro.
Como adquirir o certificado
Para adquirir o certificado é muito simples: basta acessar o site de uma empresa credenciada ao ICP-Brasil e preencher o formulário eletrônico que é enviado ao órgão para verificação dos dados.
Na sequência é feita uma validação presencial mediante data e hora agendada, e por fim é realizada emissão do certificado e se solicitado o modelo A1 instalação no servidor ou computador.
Além de adquirir o certificado digital para empresas e ganhar ainda mais tempo e produtividade, é importante usar um sistema de gestão empresarial que reconheça o certificado adquirido.
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Autora: Gabriela Vitória, redatora do GestãoClick, software de gerenciamento empresarial que tem o intuito de otimizar o tempo e as atividades de empreendedores. Experimente grátis!
